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Abläufe bei der Betreuung

Hier wird beschrieben, wie ich Bachelor-/Master-/Studienarbeiten betreue und an welchen Ablauf Sie sich halten müssen, wenn ich Ihr Betreuer bin. Den Link auf diese Beschreibung können Sie gerne an Betreuer in Unternehmen weitergeben.


Inhalt


Beachten Sie auch die Informationen zu Abschlussarbeiten auf Wikiformia!


1. Betreuungsanfrage

Anmeldeprozess: Betreuungsanfrage

  1. nur externe Arbeiten: Wenn Sie eine Bachelor- oder Masterarbeit extern schreiben wollen, müssen Sie sich selbstständig ein Unternehmen (bzw. Behörde, Verein oder andere Organisation) suchen und dort ein Thema verabreden. Im Unternehmen sollte eine Person benannt werden, die für die Betreuung der Arbeit zuständig ist. Diese Person wird normalerweise Ihre Arbeit direkt anleiten und später als Zweitgutachter/in fungieren. Voraussetzung dafür ist, dass sie bzw. er mindestens einen gleichwertigen wie den von Ihnen angestrebten Studienabschluss hat. Mit der/dem Betreuer/in im Unternehmen werden Sie üblicherweise eine genauere Übereinkunft über die Problemstellung und wichtige Ziele der Arbeit vereinbaren.

  2. Kontaktieren Sie mich informell per E-Mail. Wenn ich im Prinzip in der Lage bin, Abschluss- bzw. Studienarbeiten zu betreuen, schicke ich Ihnen einen Link auf ein Online-Formular zur «offiziellen» Betreuungsanfrage.

  3. Füllen Sie das Formular zur Betreuungsanfrage aus. Damit werden die wesentlichen Informationen eines Exposés Ihrer Arbeit erfasst.

  4. Ich teile Ihnen per E-Mail mit, ob ich mich kompetent genug fühle und freie Ressourcen für Ihre Betreuung habe.

    s. Voraussetzungen und Bedingungen für interne und externe Arbeiten

2. Themenstellung einer externen Arbeit ausarbeiten und abstimmen

Anmeldeprozess: Thema ausarbeiten und abstimmen

  1. Da die Ausarbeitung der Themenstellung in einem gemeinsamen Google Docs Dokument erfolgt, brauchen Sie einen Google Account. Legen Sie ggf. einen Account bei Google an. Gehen Sie auf die Seite https://accounts.google.com/, klicken Sie auf «Konto erstellen», dann auf «Für mich selbst» und folgen Sie den Anweisungen, um ein Google-Konto zu erstellen. Schicken Sie mir eine Nachricht mit Ihrem Account-Namen bei Google.

  2. Ich bereite daraufhin ein Dokument in Google Docs vor, in dem in den nächsten Schritten das Exposé verfeinert wird. Dabei werden Versionsnamen benutzt, um Iterationen zu kennzeichnen. Der erste Versionsname, den ich vergebe ist initial. Ich teile das Dokument mit Ihnen in Google Docs über Ihren Google-Account-Namen. Sie bekommen automatisch von Google eine Nachricht, dass das Dokument mit Ihnen geteilt ist. Sie können das Dokument frei in Ihrem Google Drive verschieben. Erstellen Sie aber bitte keine Kopie davon, da wir dann nicht mehr dasselbe Dokument benutzen.

    In dem Exposé-Dokument werden die folgenden Daten erfasst:

    • (Arbeits-) Titel
    • Zeitraum der Arbeit
    • Typ der Arbeit, Studiengang
    • Ihr Name, Matrikelnummer
    • eine private E-Mail Adresse von Ihnen, über die ich Sie später nach Ihrem Studium erreichen kann, z.B. um Anfragen zu Ihrer Arbeit weiterleiten zu können oder bei Ihnen nachzufragen, wenn ich Ihre Arbeit für eine Auszeichnung vorschlagen möchte.
    • bei externen Abschlussarbeiten: Name und Ort des Unternehmens, Daten zur/m externen Betreuer/in (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse)
    • Problemstellung und Kontext: Warum soll die Arbeit durchgeführt werden? (z.B. existierendes Legacy-System, Performanz oder andere nicht-funktionale Anforderungen)
    • Ziele: Was soll erreicht werden? (z.B. Entwicklung einer Komponente für …, Portierung eines Systems für … von … nach …, Evaluation einer Technologie namens …)
    • Methoden: Wie soll das erreicht werden? (z.B. durch Anwendung aspektorientierter Programmierung, mit der Library xyz der Programmiersprache abc, durch Experimente mit Arduino/Menschen/AWS/…)
    • Forschungsfrage(n)
    • Zeitplan
  3. Das Thema der Arbeit wird in einer Besprechung (ca. 45 Minuten in meinem Büro A113a oder online als Video-Konferenz über Google Hangout Meet) verfeinert und weiter ausgearbeitet. Dabei geht es auch darum, dass ich Ihr Thema besser verstehe. Außerdem diskutieren wir die Forschungsfrage(n).

    Bereiten Sie für die Besprechung bitte Forschungsfragen und Zeitplan vor. Überarbeiten sie auch ggf. den Rest des Exposès. Vergeben Sie aber noch keinen neuen Versionsnamen, sondern warten Sie damit bis Sie die Ergebnisse aus der Besprechung eingearbeitet haben.

    Verwenden Sie die beiden folgenden Arbeitsmaterialien:

  4. Es kann sein, dass mehrere Treffen erforderlich sind, bis das Thema steht und die Fragestellungen abgesprochen sind. Jede Besprechung stellt ein Inkrement des Exposés dar. Jedes Inkrement bekommt in der Google Docs Versionsverwaltung einen eigenen Versionsnamen der Form Ergebnis Besprechung n (wobei n Nummer der Besprechung ist, also Ergebnis Besprechung 1, Ergebnis Besprechung 2, …).

    Das Feedback wird in Form von Anmerkungen im Google Docs Exposé festgehalten. Das Feedback bekommt ebenfalls einen Versionsnamen (Feedback zum Ergebnis von Besprechung n). Sie werden automatisch über die Feedback-Anmerkungen im Dokument von Google informiert.

  5. Wenn die Forschungsfrage/n und der Zeitplan vorläufig abgestimmt sind, wird ein Besprechungstermin im Unternehmen vereinbart. Verwenden Sie dazu diesen Link. Bei dem Termin muss der/die unternehmensseitige Betreuer/in («Betreuer/in im Unternehmen») feststehen und dabei sein. Diese Person muss lt. Prüfungsordnung in der beruflichen Praxis und Ausbildung erfahren sein und selbst mindestens die durch die Prüfung im jeweiligen Studiengang festzustellende oder eine gleichwertige Qualifikation besitzen.

    Bei der ersten Besprechung im Unternehmen werden folgende Punkte besprochen:

    • Scope der Arbeit und Vorgehen
    • Bewertungskriterien
    • Betreuungsablauf

    Nach der ersten Besprechung im Unternehmen verschicke ich einen Link auf das anzuwendende Bewertungsschema an den/die Zweitgutachter/in und Sie.

  6. Nach der ersten Besprechung im Unternehmen müssen Sie das Exposé und insbesondere den darin enthaltenen Zeitplan finalisieren. Der letzte Versionsname ist bereit zur Anmeldung.

3. Anmeldung der Arbeit

Anmeldeprozess: Anmeldung 1. Vor der Anmeldung müssen mir mindestens die folgenden Informationen vorliegen (entnehme ich dem Exposé):

  • Titel der Arbeit (kann in Absprache mit Zweitgutachter/in und mir bis zur Abgabe geändert werden, muss also bei der Anmeldung noch nicht final sein)
  • Ihre Matrikelnummer
  • gewünschter Start der Arbeit (muss mindestens 1 Woche nach Abgabe des Anmeldeformulars im Sekretariat sein)
  1. Wenn diese Informationen vorliegen, lege ich einen Eintrag für Ihre Arbeit im Veraltungssystem für Abschlussarbeiten der Fakultät für Informatik an. Daraus generiere ich dann das Anmeldeformular, mit dem Sie die Ausgabe einer Abschlussarbeit beantragen müssen. Das Formular muss von Ihnen, dem/der Zweitgutachter/in und mir unterschrieben werden. Wenn alle Unterschriften vorliegen, reichen Sie das Formular beim Fakultätssekretariat ein. Der Zeitpunkt der Abgabe muss mindestens eine Woche vor dem geplanten Start der Arbeit liegen. Es wäre wünschenswert, wenn der Start höchstens einen Monat nach Abgabe des Anmeldeformulars läge – eine feste Regel gibt es dafür aber nicht.

4. Durchführung der Arbeit

  1. Bitte schicken Sie mir alle drei Wochen eine kurze Nachricht, in der Sie mitteilen, ob Sie noch im ursprünglichen Zeitplan sind. Sollte es Verzögerungen geben, erläutern Sie bitte die Gründe und fügen Sie den angepassten Arbeitsplan z.B. in Form eines Gantt-Diagramms für die verbleibende Bearbeitungszeit bei.

  2. Zwei Wochen nach dem Start möchte ich mit Ihnen die Ergebnisse Ihrer Literaturrecherche bei einem 45 Minuten Termin besprechen. Verwenden Sie bitte wieder den Link für ein persönliches Treffen oder den Link für eine Video-Konferenz zur Vereinbarung des Termins.

  3. Sollte es inhaltliche oder andere Probleme während der Bearbeitung geben und Sie benötigen Unterstützung oder wollen alternative Vorgehensweisen diskutieren, können Sie jederzeit einen Besprechungstermin in meinem Büro (Link) oder remote (Link) vereinbaren.

  4. Schicken Sie mir bitte unbedingt spätestens 2,5 Wochen vor dem Abgabetermin den dann vorhandenen Stand des Textes Ihrer Abschlussarbeit. Ich lese ihn nach formalen Kriterien und gebe Ihnen ggf. Feedback, wenn mir technische und redaktionelle Fehler am Text auffallen. Im Einzelfall nehme ich auch Stellung zu strukturellen und inhaltlichen Aspekten. Dafür brauche ich aber bis zu einer Woche. Sie haben also ggf. nicht mehr viel Zeit um Änderungen einzuarbeiten.

  5. Die Bearbeitungszeit für die Bachelorarbeit beträgt drei Monate. «Soweit dies zur Gewährleistung gleicher Prüfungsbedingungen oder aus Gründen, die von der zu prüfenden Person nicht zu vertreten sind, erforderlich ist, kann die Bearbeitungszeit um höchstens zwei weitere Monate verlängert werden; die Entscheidung darüber trifft der Prüfungsausschuss auf der Grundlage einer Stellungnahme des Betreuers» (Prüfungsordnung). Sie nehmen dazu Kontakt mit mir auf und nennen mir Gründe, die nicht durch Sie zu vertreten sind — am besten mit Belegen — und reichen mir einen überarbeiteten Zeitplan ein, aus dem hervorgeht, wie lange Verlängerung Sie benötigen und was Sie wann in der Verlängerung zu tun planen. Ich generiere aus dem Veraltungssystem für Abschlussarbeiten der Fakultät für Informatik das entsprechende Formular und schicke es Ihnen. Sie müssen mir das von Ihnen unterschriebene Formular zurückgeben, das ich dann über das Sekretariat an Prüfungsausschussvorsitzenden und Prüfungsamt weiterleite. Ein Antrag auf Verlängerung sollte die Ausnahme sein, so früh wie möglich beantragt werden und so kurz wie möglich sein. Die Genehmigung des Antrags erfolgt nicht automatisch und es gibt das Risiko, dass der Antrag vom Prüfungsausschussvorsitzenden nicht bewilligt wird.

    s. Gestaltung des Zeitplans für Abschluss- und Studienarbeiten

5. Abgabe, Kolloquium und Bewertung

  1. Vereinbaren Sie bitte frühzeitig einen Termin für das Kolloquium mit der/dem Zweitgutachter/in und mir über den entsprechenden calendly-Link. Das Kolloquium soll innerhalb von vier Wochen nach Abgabe der Arbeit stattfinden. In der Regel findet das Kolloquium im Unternehmen statt.

  2. Sie müssen bei internen Arbeiten drei gebundene Exemplare Ihrer Arbeit im Fakultätssekretariat (beachten Sie die Öffnungszeiten) oder zur Not beim Helpdesk abgeben. Bei externen Arbeiten müssen Sie zwei Exemplare im Sekretariat und ein Exemplar direkt bei dem/der Zweitgutachter/in im Unternehmen abgeben. Dazu müssen Sie den Text in drei Ausfertigungen ausdrucken (nach Möglichkeit doppelseitig) und in der Druckerei der Hochschule in einen standardisierten Einband binden lassen. Nähere Informationen dazu finden Sie auf den Seiten der Hochschuldruckerei.

    Im Regelfall geben Sie auch Primärdaten, Quelltexte oder andere Artefakte, die im Rahmen Ihrer Arbeit entstanden sind, auf einem Datenträger ab. Aus archivarischen Gründen müssen solche digitalen Informationen zusammen mit der Papierfassung der Arbeit aufbewahrt werden. Dazu bietet sich entweder das Einkleben einer Lasche mit CDROM/DVD oder Speicherkarte (SD Card oder MicroSD Card) an. Ein Link auf ein Online-Repository reicht nicht (außer es hat eine DOI, die Sie beispielsweise von Zenodo bekommen können) und ist dauerhaft offen (maximal CC BY-SA 4.0).

  3. Zusätzlich müssen Sie der Fakultät Ihre Arbeit auch elektronisch als PDF und ein ZIP-Archiv Ihrer digitalen Materialien abgeben. Das geht seit kurzem über Moodle: https://moodle.hs-mannheim.de/course/view.php?id=2660

  4. Beide Betreuer bewerten die Arbeit unabhängig voneinander anhand der Kriterien in der Tabelle. Die Tabelle dient der Dokumentation der Bewertung und muss ausgedruckt und unterschrieben werden. Als Bewertung vergeben beide Betreuer eine der Noten 1,0, 1,3, 1,7, 2,0, 2,3, 2,7, 3,0, 3,3, 3,7, 4,0 oder 5,0. Die Bewertungen müssen spätestens zum Kolloquium vorliegen.

  5. Als Teil der Bewertung findet eine werkzeuggestützte Plagiatsprüfung statt. Das Ergebnis der Plagiatsprüfung (Report und annotierte Arbeit) fließt in die Benotung ein und wird archiviert.

  6. Über den Inhalt der Bachelorarbeit findet ein Kolloquium statt, das in der Regel hochschulöffentlich ist. Das Bewertungsverfahren soll vier Wochen nicht überschreiten. In der Regel findet das Kolloquium im Unternehmen statt, in dem die Arbeit entstanden ist. Es müssen mindestens Sie, der/die Zweitgutachter/in und ich anwesend sein. Wenn Sie das zulassen dürfen Kollegen aus dem Unternehmen dabei sein, Sie können das aber auch problemlos ablehnen. Das Kolloquium läuft so ab, dass Sie zuerst 30 Minuten lang Ihre Arbeit präsentieren (z.B. mit einem Folienvortrag) und das praktische Ergebnis demonstrieren (wenn das möglich ist). Es schließt sich die Klärung von Fragen der Bewerter und anderer Anwesender sowie eine Diskussion der Arbeit an. Das Kolloquium soll insgesamt 60 Minuten dauern.

  7. Direkt im Anschluss an das Kolloquium legen die beiden Betreuer die Note fest. Bei der Durchschnittsbildung wird nur die erste Dezimalstelle hinter dem Komma berücksichtigt; alle weiteren Stellen werden ohne Rundung gestrichen.

6. nach der Abschlussarbeit

Ich archiviere neben Exposé, Zeitplan, den beiden Gutachten über Ihre Arbeit und dem Ergebnis der Plagiatsprüfung (Report und annotierte Arbeit jeweils als PDF) ein Papier-Exemplar Ihrer Arbeit, das PDF und das ZIP mit den digitalen Materialien für 10 Jahre.

Ich behalte dauerhaft die folgenden Metadaten über Ihre Arbeit: Ihren Namen, Ihre private E-Mail-Adresse, Titel der Arbeit, Ihren Studiengang und Hochschule, Art der Arbeit (Bachelor/Master/Studienarbeit), sowie Information über einen etwaigen Sperrvermerk, Name und Ort des Unternehmens, in dem die Arbeit entstanden ist, und die Note der Arbeit.

Es wäre schön, wenn Sie mit der Hochschule und mir auch nach dem Studienabschluss dauerhaft in Kontakt bleiben würden. In absteigender Wichtigkeit (aus meiner Sicht):

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Sandro Leuchter
Professor for Distributed and Mobile Applications

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